05 · viáticos y gastos
Las comisiones de campo se legalizan antes de volverse un hueco.
El profesional pide el anticipo cargado al contrato, su líder lo aprueba, tesorería lo paga y, a la vuelta, se legaliza con la factura electrónica del hotel o del transporte. El asiento sale de ahí.
cómo lo hacemos
El recorrido de un anticipo, en seis paradas
Cada parada cambia el estado del anticipo: borrador, aprobado, pagado, legalizando y legalizado. Nadie tiene que preguntar en qué va.
oficina
banco
campo · el municipio del contrato
DIAN
contabilidad
- 1
Solicitud de anticipo
El profesional lo pide para la comisión, cargado al contrato. Borrador
- 2
Aprobación del líder
Al aprobarlo nace la solicitud de pago en el gestor de pagos. Aprobado
- 3
Pago
Tesorería lo paga en el lote del día, con su archivo para el banco. Pagado
- 4
La comisión en campo
Hotel, transporte y alimentación facturados a nombre de la firma.
- 5
La factura llega sola
Las facturas electrónicas recibidas se traen de la DIAN, listas para legalizar.
- 6
Legalización y asiento
Contra la factura o un documento soporte; contabilidad aprueba y el asiento queda con la cuenta del contrato. Legalizado
nadie digita la factura: se escoge de las que ya llegaron
la cuenta contable se sugiere según gastos parecidos anteriores
lo que encierra este proceso
Del tiquete al asiento
Viáticos de comisiones, gastos directos del contrato y su soporte, en un solo lugar.
Anticipos por contrato
Pedidos y pagados con su cuenta de proyecto.
Gastos directos
Lo que se paga sin anticipo, también con su contrato.
Dos aprobaciones
Primero el líder, después contabilidad.
Soporte electrónico
Factura recibida o documento soporte.
Tablero de viáticos
Qué está pendiente de legalizar y de quién.
módulos que se instalan
Un módulo propio, no la app genérica de gastos
Los anticipos y legalizaciones son un desarrollo de SHF, pensado para el ir y venir de un anticipo. Se apoya en la contabilidad y los empleados de Odoo.
- SHFAnticipos y legalizaciones
- SHFApp de legalización
- SHFFacturas para legalizar
- SHFTablero de viáticos
- SHFGestor de pagos
- Contabilidad
- Empleados
flujos automáticos
- Se aprueba el anticipo
Se crea la solicitud de pago en el gestor de pagos, sin volver a digitar el valor.
- Se legaliza contra la factura recibida
Se genera el asiento con la cuenta del contrato; igual con un documento soporte.
- Se escoge la cuenta contable
El sistema sugiere la cuenta usada en gastos parecidos anteriores.
¿topes por cargo o por ciudad?
Si no encontraste tu solución, la adaptamos a tu medida. Si tu firma maneja topes diarios por cargo o por ciudad, o una política de viáticos propia, la llevamos al mismo flujo.
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